Vergt overbodig werk  ook zoveel tijd van uw tijd?
Stel prioriteiten. Daarmee staat of valt uw time-management.
Moeilijk?

In deze blog  legt Trent K., Risk Analyst bij NASA, uit hoe hij gebruik maakt van iMindMap, samen met Stephen Covey’s 4 kwadranten theorie, om zijn werkdruk te beheersen bij de NASA.

Trent merkte dat hij zo ongworkloadeveer bedolven dreigde te raken onder een eindeloze rij van taken. Het vergt voorbereiding, organisatie en analyse om ervoor te zorgen dat je programma voortdurend actueel blijft en je je tijd efficiënt gebruikt. Trent gebruikt iMindMap om dit te doen.

“De software helpt me bij het definiëren en prioriteren van al mijn werk, zowel professioneel als persoonlijk.”

Stap 1: Categoriseer de items op je to-do lijst in kwadranten

Stephen Covey’s 4 kwadranten uitgelegd …

Kwadrant 1 is voor urgente en belangrijke items. Deze items krijgen kleurcode rood en moet die dag worden afgerond.

Kwadrant 2 is voor niet-urgente maar belangrijke items.

Kwadrant 3 is voor urgent maar minder belangrijke items.

Kwadrant 4 is gereserveerd voor items die niet urgent zijn en niet belangrijk. Dit soort activiteiten worden niet verder gepland op de Mind Map omdat ze als tijdverlies worden beschouwd. Dit zorgt ervoor dat werktijd alleen besteed wordt aan belangrijke taken.

Quadrant

 Stap 2: Noteer elk item in een kwadrant van uw Mind Map

Aan het begin van de werkdag actualiseert Trent het Kwadrant in iMindMap. Trent maakt gebruik van de functie Multimaps in iMindMap om te verwijzen naar verschillende kleinere kaarten. Elke dagelijkse Mind Map, zoals hieronder weergegeven,  toont helder en overzichtelijk de  belangrijke taken voor die dag.

Deelkaarten

 

 

 

 

Stap 3: Vergelijk uw vorderingen met uw oorspronkelijke plannen in iMindMap

De getekende cirkel rechtsonder is een 24-uurs klok die Trent gebruikt om vast te leggen hoe hij zijn tijd die dag besteedde. Het schema is verdeeld in segmenten en geeft een overzicht van hoe lang Trent besteedt aan bepaalde taken. In het midden van de cirkel, noteert hij de datum en dag van de week. Dit diagram helpt Trent bij het prioriteren van zijn werkzaamheden in de toekomst.
De combinatie van iMindMap met Covey’s 4 kwadranten is een fraaie manier om productiviteit te maximaliseren en geeft een  helder beeld van de besteedde tijd.
Met behulp van iMindMap zijn wijzigingen in de planning eenvoudig te realiseren.

We vroegen Trent wat hij van iMindMap vindt:

“IMindMap is de ideale tool om me te helpen bij mijn work-life balance en de lijn in mijn werk te houden. De software heeft me geholpen om productiever en efficiënter te werken en zorgde ervoor dat ik me steeds op de belangrijke taken kon richten. Dankzij iMindMap kan ik dingen in perspectief blijven zien en mijn taken aanpassen.
Het is een waardevol instrument. ”

Wat zijn favoriete functie in iMindMap is …

“… De takken! Het gemak waarmee takken kunnen worden toegevoegd tijdens het brainstormen. Zo snel als idee wordt voorgesteld kan het ook worden opgenomen in iMindMap. Het houdt het creatieve, coöperatieve  proces gaande!

Wat zijn meest gebruikte functie is …

“… Het presentatieoverzicht. Het is een fantastische methode om informatie te tonen en zaken uit te leggen aan een of meerdere mensen tegelijk. Het is zeer eenvoudig te gebruiken en zeer effectief tijdens vergaderingen. ”

Trent vult zijn Quadrant sjabloon dagelijks in om zijn productiviteit te analyseren en waar nodig aan te passen. Het helpt hem de efficiëntie in zijn werk bij NASA te verhogen. Probeer het ook om met behulp van iMindMap productiever te worden op kantoor en thuis.

Meer lezen over time-management (Engels)